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株式会社RECEPTIONIST（本社：東京都目黒区、代表：橋本（大宮）真里子 以下、当社）が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」・会議室予約管理システム「予約ルームズ」が、日産自動車株式会社（本社:神奈川県横浜市西区 以下、同社）のグローバル本社・日産テクニカルセンター（神奈川県厚木市）など5つの拠点に導入されました。
業務課題とRECEPTIONIST導入理由
同社では、従来有人受付での紙の来訪録や担当者への電話取次を行っており、対応に時間がかかることや、来訪者への案内品質のばらつきが課題となっていました。また、会議室においては予約した時間に利用されない「空予約」の多発により、お客様への利便性と業務効率の観点で改善の必要性を感じていました。
さらに、各拠点で長年使用してきたシステムは拠点ごとに独自で運用しているという背景もありました。現行の来客予約システムの老朽化を契機に、同社はこれらの課題を解決し、運用ルールの一本化と対応品質の向上を目指すべく、「RECEPTIONIST」および「予約ルームズ」の導入を決定しました。
「RECEPTIONIST」は、誰でも簡単に使える直感的な操作性のデザインを採用しています。来訪者が受付をする際には、二次元コードを利用したタッチレス受付機能を使うことで、待ち時間を短縮し、スムーズに対応できる仕組みです。さらに、来客通知はビジネスチャットを通じて直接担当者に送られるため、従来の電話での取次が不要になり、受付業務全体の効率が向上します。また、来訪者の情報は自動的に記録されることで、環境にも配慮したペーパーレス化を実現します。
RECEPTIONIST導入による効果と今後の期待
受付業務や会議室管理において多くの効果が得られました。来訪されるお客様に対してスムーズな受付対応が可能になっただけでなく、自動送信メールによって応対品質が安定化し、受付前からお客様に上質なおもてなしを提供できるようになりました。会議室管理においては、空いている会議室を簡単に見つけられるようになり、業務効率が向上しました。利用者からは入館手続きの簡便さやリマインドメールの利便性が評価され、受付業務の効率化や従業員の負担軽減も実現しています。今後は蓄積したデータを活用して、さらにお客様のおもてなし品質をあげていきたいと思っています。
今後の運用としては、ゲート連携や部屋前端末設置による会議室の有効活用を検討中です。
RECEPTIONIST社には多様なサービスがありますが、今後は統合サービスとして、来客を通じた全てのサービス利用者のさらなるUX向上に期待しています。
日産自動車株式会社
ビジネスシステムソリューション本部 齋藤真一様・長田祥江様・内田裕子様
コーポレートサービス統括部 南哲也様・中村寿朋様
導入事例インタビュー記事：https://receptionist.jp/case/nissan/
■クラウド受付システム「RECEPTIONIST」
https://receptionist.jp/
「RECEPTIONIST」は、内線電話の代わりに、受付に設置されたiPadから担当者を呼び出し、自動で来客履歴を保存することで受付業務のDXを実現するクラウド受付システムです。
10種類のチャットツールに加え、SMSや着信音、メールで担当者を呼び出すことが可能で、企業に応じた柔軟な運用ができます。また、来客履歴の自動保存やQRコードを活用した受付機能により、社内外の業務効率化を実現します。
クラウドiPad無人受付システム市場において法人数・売上シェアNo.1を獲得しています。（※)
※『年平均成長率35％で急増するクラウドiPad無人受付システム市場（ミックITリポート2024年10月号）』（デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ)
■予約ルームズ
https://rooms.receptionist.jp/
「予約ルームズ」は会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。
アプリをインストールしたスマートフォンまたはタブレットを各スペースに設置し、入退室を把握し、実際に使われている会議室や、今すぐ利用可能な会議室をWEB上で可視化します。
また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にします。
株式会社RECEPTIONIST
所在地 ：東京都目黒区青葉台3丁目6番28号 住友不動産青葉台タワー 8F
代表 ：代表取締役兼代表執行役員CEO 橋本（大宮） 真里子
設立：2016年1月
事業内容：クラウドサービスの開発・販売、受付業務コンサルティング
URL ：http://receptionist.co.jp/
