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■「人手頼みの運用」に限界--属人化が招くヘルプデスクの停滞
デジタルツールや業務システムの導入が進む中で、問い合わせ件数の増加だけでなく、対応内容の幅や複雑さも増しています。
一方で、ヘルプデスクにはIT知識だけでなく、コミュニケーション力や課題整理力といった幅広いスキルが求められるようになり、対応できる人材の確保が難しくなっています。
さらに、電話・メール・チャット・社内ポータルなど、ユーザー接点が多様化したことで、チャネル間での一貫性維持や対応データの管理・分析まで手が回らないケースも少なくありません。
その結果、対応が属人化し、ナレッジが体系化されず、引継ぎや情報共有が滞り、業務品質のばらつきが目立ち始めています。
「人の努力で何とか回す」体制では限界を感じ、仕組みからの改善を迫られている担当者も多いのではないでしょうか。
■外注を検討しても、範囲や体制を整理できず何から始めていいかわからない。
ヘルプデスクの外注を検討しても、「どの業務を任せるのか」「どの品質を求めるのか」が整理できず、見積り依頼や比較検討の段階に進めない企業が多く見られます。
問い合わせ件数や内容、対応時間といったデータが可視化されていない場合、外注先への説明や費用比較が難しく、検討が止まってしまうこともあります。
また、対応マニュアルやナレッジが十分に整備されていない場合も多く、現場担当者の経験や感覚に依存した運用となっているケースも少なくありません。こうした状態で外注を進めると、引継ぎ時の混乱や対応品質のばらつき、問い合わせの滞留といったリスクにつながります。
その結果、「外注したいけれど、何から手をつけたらいいかわからない」という悩みを抱える企業は少なくありません。
■外注を円滑に進めるための準備プロセスと整理手順を解説。
本セミナーでは、ヘルプデスク業務をスムーズに外注へ移行するために、見積り依頼の前段階で整理しておくべきポイントを具体的にご紹介します。
任せる範囲の明確化、問い合わせデータの収集・分析、品質を維持するためのKPI設計、社内での役割分担や報告体制の整え方など、準備段階で必要となる実践ステップをわかりやすく解説します。
また、こうした整理や設計を自社だけで進めることが難しい場合には、体制設計・運用改善までを一緒に整理・支援するパートナーの活用も効果的です。
本セミナーでは、実際に多くの企業のヘルプデスク運営を支援してきた当社の知見をもとに、外注をスムーズに進めるための具体的な進め方をお伝えします。
外注の経験がない企業でも取り組みやすい内容で、「どこから着手すればよいのか」「どんな情報を揃えておくべきか」が明確になります。
■主催・共催
株式会社Me-Rise
■協力
株式会社オープンソース活用研究所
マジセミ株式会社
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マジセミは、今後も「参加者の役に立つ」ウェビナーを開催していきます。
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