リコージャパン広島支社は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した社内業務の自動化・効率化を積極的に行っています。RPAとは、ソフトウェアロボットを使用して、定型的な業務プロセスを自動化する技術のことです。広島支社では、株式会社PKSHA AssociatesのRPAソフト「ロボオペレータ」を活用し、日報入力や納期確認といった定型業務を自動化し、業務の効率化や作業時間の削減を実践しています。この社内実践を基にRPAのパッケージでのご提案も開始しました。
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リコージャパン広島支社 社内実践事例イメージ図
「ロボオペレータ」は、直感的な操作性と、Excelを扱える程度のスキルがあれば、自動化のシナリオを構築できる使いやすさが特徴です。そのため、高度なプログラミングの知識は必要なく、専門スキルのない現場担当者など誰でもロボットを作成できます。また、業務フローを変更した場合でも、簡単にロボットを修正できるため、業務マニュアルを変更するような感覚でメンテナンスや運用を行えます。
業務の流れをそのままシナリオとして「ロボオペレータ」に落とし込むことができるため、広島支社ではさまざまな業務を自動化しました。
＜広島支社での「ロボオペレータ」を使った社内実践例＞
- 日報入力の自動化：電話対応の記録から内容や結果を抽出し文章化、日報へ自動入力。
１回の入力作業でかかっていた時間が60分→8分に短縮。作業時間がトータルで約87％削減されました。
- 発注した商品の納期確認：発注した商品の納期を一覧として抽出。案件を一つ一つ確認しなくとも、複数の案件納期を一度に確認が可能。
確認作業でかかっていた時間が3時間/日→0時間/日に短縮。作業時間がトータルで100％削減されました。
- 社内向け案内メールの作成/送信を自動化：案件の進捗状況や、各営業所の活動状況といったデータを集計した上で、メール文面の作成/送信までを自動で行う。
１つの案内メール作成/配信作業でかかっていた時間60分→5分に短縮。作業時間がトータルで約92％削減されました。
[画像2: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/6187/137/6187-137-824dc675a1812ad91152ce9848f93daa-992x706.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
「ロボオペレータ」で作成したメール文（サンプル）
RPAによって自動作成された文章は、担当者が作成したものと遜色がなく、どちらが作成したものかわからない程だと好評です。これら業務の自動化により、広島支社では作業効率が大幅に向上し、現場の負担が軽減されました。また、「ロボオペレータ」の導入により、業務プロセスの見直しや改善が進み、新たな気づきや効率化の機会につながりました。
RPAは、情報システム部門のある大手企業での導入が主流となっていますが、日本で多くを占める中小企業は、情報システム部門がない企業も少なくありません。IT担当者がいない中小企業のお客様にとっては、ロボットの作成やシナリオの変更ごとに費用がかかってしまうRPAの導入はハードルが高い状況でした。また、RPAを導入したお客様からも「情報システム部門ではRPAを導入しているが、現場業務までは手が回っていない」「IT担当者へ現場業務の説明をするのも大変」という課題がありました。
そういったお客様の声から、RPAの導入・活用には「現場の担当者が自分でロボットを作成できる」ことが重要だと考えました。このことから、広島支社では社内実践で積極的にRPAを活用し、その様子を動画や資料にまとめて、展示会などで紹介することで情報システム部門以外の方へも認知を図りました。
その結果、中小企業のお客様からもRPAを活用したいという相談をいただく機会が増えました。「業務効率化にRPAを活用したいけど何からはじめたらいいの？」「RPAをどうやって導入すればいいか分からない」という相談に対し、広島支社の営業がお客様先へ訪問。業務をヒアリングし、お客様と一緒になって課題を整理しています。RPAを実際に活用しているスタッフメンバーも営業と一緒にお客様先へ訪問し、社内実践での体験やRPA活用のポイントを紹介することで案件化にもつながっています。「ロボオペレータ」の社内実践をきっかけに、今後も広島支社一丸となってお客様の課題解決に取り組んでまいります。
広島支社を含め、リコージャパン全社では、RPAを活用した業務効率化を実現する「定型業務自動化パック」を提供しています。紙帳票からのデータ転記、データ整理、基幹システムへのデータ入力作業までといった一連の業務を、ロボオペレータやOCR変換ソリューションでロボット化できる商品構成となっているため、「何から手をつけていいかわからない」といったお客様に検討いただきやすいパックとなっております。
[動画: https://www.youtube.com/watch?v=krxOSyvftMo ]
「定型業務自動化パック」紹介動画
■定型業務自動化パック
ＵＲＬ：https://www.ricoh.co.jp/solutions/list/routine-work-automation-pack
お客様問い合わせフォーム：https://www.secure.rc-club.ricoh.co.jp/backoffice_inq
リコージャパンは、リコーグループでの実践活動で培ったノウハウとともに、お客様に寄り添い、業務に合わせて利用できる最適なソリューションを提供し、お客様が取り組むオフィス／現場のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援してまいります。
※社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※ロボオペレータは、株式会社PKSHA Associatesにおける登録商標または商標です。
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企業情報
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■リコージャパン株式会社
[表: https://prtimes.jp/data/corp/6187/table/137_1_3463f0be4c2522bad9ab720387562b45.jpg ]
■事業内容
さまざまな業種におけるお客様の経営課題や業務課題の解決を支援する各種ソリューションの提供。
１．複合機（MFP）やプリンターなどの画像機器や消耗品およびICT関連商品の販売と関連ソリューションの提供
２．サポート＆サービス（画像機器やICT関連商品の保守、ネットワーク構築・保守、ICT運用業務代行）
３．システムインテグレーションおよびソフトウェア設計・開発
リコージャパンは、「人にやさしいデジタルを全国の仕事場に」をコンセプトに、お客様の働く環境における業務ワークフローの自動化・省力化に貢献する最適な商品やサービスを提供し、経営課題の解決や企業価値の向上を支援するとともに、それらの活動を通じて社会課題解決に貢献してまいります。
▽リコージャパン企業情報（リコー ソリューション・商品サイト）
https://jp.ricoh.com/companies/ricoh-japan
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リコーグループについて
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リコーグループは、お客様のDXを支援し、そのビジネスを成功に導くデジタルサービス、印刷および画像ソリューションなどを世界約200の国と地域で提供しています（2024年3月期グループ連結売上高2兆3,489億円）。
“はたらく”に歓びを 創業以来85年以上にわたり、お客様の“はたらく”に寄り添ってきた私たちは、これからもリーディングカンパニーとして、“はたらく”の未来を想像し、ワークプレイスの変革を通じて、人ならではの創造力の発揮を支え、さらには持続可能な社会の実現に貢献してまいります。
▽リコーグループ企業・IRサイト
https://jp.ricoh.com/
