日本フォーシーエス株式会社（東京都港区、代表取締役：南昌龍）が提供する電子契約サービス「eformsign（イーフォームサイン）」が、春日・大野城・那珂川消防組合消防本部に導入されました。同消防本部では、各種届出・申請における来庁対応や紙運用の負担が課題となっており、これらの解決を目的にeformsignを導入しました。
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本記事では、導入の背景から具体的な効果、今後の展望について、現場担当者へのインタビューをもとにご紹介します。
■導入背景・課題
福岡県に位置する春日・大野城・那珂川消防組合消防本部では、オンライン化を推進している一方で、各種届出や申請業務について費用面の制約などから十分なオンライン化が進まず、紙帳票や手書きによる運用が課題となっていました。
一部の業務はオンライン化を導入したものの、届出受付から内部決裁に至るまでの業務フローは依然として煩雑で、業務が重複する場面も多く、全体として効率化が求められる状況にありました。また、書類によってはメールで受信し、内容確認後に手書きで管理するなどアナログな運用が中心となっている業務もありました。
こうした課題を解決するためには、多額の追加費用をかけてシステム改修を行う必要がある点も大きな障壁でした。
さらに、申請者側においても遠方から来庁して届出を行う事業者も存在し、オンラインで完結できないことが負担になっている点も、大きな課題として認識していました。
■サービス選定理由・導入判断
こうした課題を解決できるサービスとして検討を進める中で、開発行為等届出申請書をオンライン化するツールとして、最終的に「eformsign」を採用しました。複数社を比較検討しましたが、初期費用がかからず、スモールスタートが可能な点は他社にはない特徴でした。
導入の決め手となったのは、オンライン上で差戻しが完結できる機能を追加費用なしで実現可能な点です。実際に最大で3回差戻しが発生したケースもありましたが、追加費用を気にせず何度でも差戻し対応できる点は、運用面・精神面の双方で大きなメリットとなりました。
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一方で、内部では「オンライン化による情報漏えいリスク」を懸念する声もありました。しかし、eformsignがAWSを基盤としている点やセキュリティ面の説明を受け、安心して導入を進めることができました。
操作性についても評価は高く、ワークフロー決裁や差戻し機能は現場業務に自然にフィット。3名のメンバーに対する係内共有も約30分程度で完了し、スムーズに現場へ定着しました。
審査時にありがちな差戻しにも対応できる点が、公共業務との親和性が高いと評価されました。
■導入後の効果・変化
消防本部では、eformsign導入後、手書き作業は大幅に削減されました。
修正や差戻しもオンライン上で完結できるため、受付業務の時間短縮につながっています。
届出を行う事業者からも好意的な反応があり、複数回利用する事業者も増えています。特別な説明を行わなくても、ガイドに沿って手続を進めてもらえる点も、職員側の負担軽減につながっています。
■官公庁ならではの評価・活用状況
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多額の初期投資が難しい中で、既存の業務フローを大きく変えずオンライン化を進められた点は、官公庁におけるDXとして現実的かつ有効な手法と評価できます。
また、入力項目に制限を設けられるため、記載漏れや記入ミスといったヒューマンエラーが確実に減少。正確性の向上という点でも効果を実感しています。
今後は、講習関係の申込み受付や施設見学申請など、対外的な手続への横展開も検討を予定しています。
■eformsignについて
eformsignは、契約書・申請書・同意書など、あらゆる業務文書をオンラインで作成・配布・管理できる電子契約・電子帳票サービスです。PC・スマートフォン・タブレットなどから利用でき、電子署名、テンプレート作成、ワークフロー設定、文書管理などの機能を備え、自治体や企業の契約業務や申請業務の効率化を支援します。
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eformsignでは、すべての主要機能をお試しいただける 2週間の無料トライアル を提供しています。アカウント登録後、電子契約や帳票作成機能をすぐに体験できます。
会社概要
社名 ：日本フォーシーエス株式会社
所在地 ：東京都港区赤坂５丁目２−３３
設立 ：2014年7月8日
事業内容 ：電子帳票開発ツール・クラウドSaaS・供給・コンサルティング
企業サイト：https://jp.forcs.com/
お問い合わせ：03-5251-8205
担当者：森田
