在留資格オンライン申請システム「RakuVisa」を提供するRAKUVISA株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役：木本佑史）は、特定技能に関する法律改正に対応し、特定技能外国人との定期面談をオンラインで実施可能にする新機能をリリースすることをお知らせします。本機能は、オンライン面談の同意取得から日程調整、面談実施、さらには面談内容の録画・文字起こし・AI要約、そして参考様式第５-５号 定期面談報告書（１号特定技能外国人用）の作成・ダウンロードまでをワンストップで実現し、面談業務を完全DX化します。
■ 背景：オンライン面談の解禁と厳格な運用ルール
これまで対面での実施が原則とされていた特定技能外国人の定期面談ですが、2025年4月1日の法改正により、オンラインでの実施が条件付きで認められるようになりました。これにより、遠隔地との面談実施や日程調整の柔軟性向上が期待される一方、適正な運用を確保するための新たな指針が示されています。
■ 出入国在留管理庁による定期面談の新指針
出入国在留管理庁は、オンラインで定期面談を実施する際の主なルールとして、以下のような指針を示しています。
- 面談対象者の同意: オンライン面談の実施には、事前に面談対象者（特定技能外国人等）の同意を得る必要があります。同意がない場合や、対象者が対面を希望する場合は、対面での面談が求められます。
- 録画・保管義務: オンライン面談の様子は録画し、特定技能雇用契約終了日から1年以上保管する必要があります。また、地方出入国在留管理局からの要請があれば、録画記録を提出しなければなりません。
- 対面への切り替え: オンライン面談の結果、業務内容や待遇等に関して問題が疑われる場合や、第三者の介入が疑われる場合は、改めて対面での面談を実施する必要があります。
- 実施上の留意点: 面談時は、対象者が第三者の影響を受けずに発言できる環境であることを確認する必要があります（周囲に人がいないことの確認、イヤホン等の不使用確認など）。
- 面談頻度: 定期的な面談は、従来通り3ヶ月に1回以上実施する必要があります。
これらの指針に対応し、適正かつ効率的なオンライン面談を実現するため、RakuVisaでは登録支援機関・所属機関向けにオンライン面談をサポートする新機能の開発を行いました。
■ 新機能で実現すること
今回の新機能により、登録支援機関及び所属機関の方はRakuVisa上で以下のことが可能になります。
- オンライン面談の事前同意取得: 外国人本人に対し、オンライン面談実施に関する同意を事前にシステム上で取得できます。
- オンライン面談の日程調整: 外国人本人が同意した場合、オンライン面談の日程調整をシステム上でスムーズに行えます。
- 個別ミーティングルームの自動生成: 面談ごとに専用のオンラインミーティングルームが自動で生成されます。
- アプリインストール不要のオンライン面談: ブラウザ完結型のため、スマートフォンやパソコンからアプリをインストールすることなくオンライン面談に参加できます。
- 会話内容の自動文字起こし: オンライン面談中の会話内容をリアルタイムで文字起こしし、記録の手間を削減します。
- AIによる面談内容の要約: 文字起こしされた面談内容をAIが自動で要約し、重要なポイントを素早く把握できます。
- 面談動画・音声のクラウド保存: オンライン面談の動画と音声はクラウド上に安全に保存され、いつでも確認できます。
- 定期面談報告書のオンライン作成: 参考様式第５-５号 定期面談報告書（１号特定技能外国人用）を、オンライン面談を行いながらシステム上で作成し、そのままダウンロードできます。
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定期面談のオンライン実施支援機能と報告書作成機能
【新機能お試しキャンペーンのご案内】
この度の新機能リリースを記念し、期間限定でオンライン定期面談機能をお得にお試しいただけるキャンペーンを実施します。
「RakuVisa for TSK」または「RakuVisa for BIZ」にフリーアカウントをご登録いただくと、新機能であるオンライン面談機能を最大10件まで無料でお試しいただけます。
お試し期間： 2025年5月26日～2025年6月30日（月）
対象サービス： 登録支援機関向け「RakuVisa for TSK」 、受入れ企業向け「RakuVisa for BIZ」
お申し込み方法： 各サービスサイトよりフリーアカウント登録をお願いいたします。
RakuVisa for TSK：登録支援機関向け フリーアカウントご登録
RakuVisa for BIZ：所属機関向けフリーアカウントご登録
この機会に、ぜひRAKUVISAの新しいオンライン面談機能をご体験ください。
なお、本キャンペーンは特定技能外国人の受け入れをご検討、または既に実施されている企業様、および登録支援機関の許認可を取得されている事業者様のいずれかを対象としております。予めご了承ください。
■ RAKUVISAが目指す世界
RAKUVISA株式会社は、「国籍や文化を超え、誰もが互いを尊重し、共に輝ける『幸せな共生社会』の実現」を目指しています。RakuVisaは、出入国在留管理庁とのAPI連携により、複雑な申請手続きをオンラインで完結できるシステムです。書類作成から進捗管理までを一元化し、申請者ご本人、受け入れ企業・団体、登録支援機関、行政書士や弁護士といった専門家、そして審査を行う行政機関まで、関わる全ての方々のプロセスをスムーズにし、安心で安全な申請支援機能を提供します。RakuVisaが目指すのは、単なる効率化ツールではありません。人と人、人と社会を繋ぐテクノロジーの力で、誰もが幸せになれる共生社会の実現を目指しています。
【RAKUVISA株式会社 会社概要】
会社名：RAKUVISA株式会社
所在地：東京都渋谷区
代表者：代表取締役 木本 佑史
事業内容：
- 在留外国人のための在留資格オンライン申請管理システム 「RakuVisa」
- 所属機関(雇用主) のための在留資格オンライン申請管理システム 「Raku Visa for BIZ」
- 登録支援機関のための在留資格オンライン申請管理システム 「RakuVisa for TSK」
- 行政書士・弁護士のための在留資格オンライン申請管理システム 「RakuVisa PRO」(クローズドテスト中)
- オンライン日本語学習・就職支援事業「RakuVisa Academy」
- 外国籍児童向けオンライン日本語学習事業 「RakuVisa for School」 (クローズドテスト中)
