サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：青野慶久、以下サイボウズ）は、コクヨ株式会社（本社：大阪府大阪市、代表執行役社長：黒田英邦、以下コクヨ）の「kintone（キントーン）」活用事例をkintone製品サイトの導入事例ページにて発表しました。コクヨは、ビジネスサプライ事業本部の経理部門において、基幹システムでは対応できない、毎月100件以上の特殊な請求書発行業務にkintoneを導入することで、当該業務の工数を92%削減することに成功しました。将来的には、基幹システム外の業務プロセスをkintoneで可視化し、そのプロセスを含めてシステム全体の設計をし直すなど、業務基盤全体の好循環をkintoneで生み出していくことを目指します。
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コクヨのkintoneを活用した業務改善イメージ
■kintoneの導入背景
Eコマースプラットフォーム「カウネット」および「べんりねっと」を中心にビジネスを展開するビジネスサプライ事業本部は、テクノロジーを生かして事業変革を進めていくことを大きな方向性として掲げています。この方向性のためには、１.ITの知見を持つエンジニア人材とともにECのような重要システムを磨き上げていく取り組み、２.現場の業務改善をサポートするためのツール、３.企業全体のIT戦略、の3つが不可欠であるとしています。そのうち、２.の現場の業務改善をサポートするためのツールに関しては、各社員のPC内での閉じた環境でのシステム利用による情報の分散化、プロセスの属人化といった課題を解消する必要がありました。また、２.を活用する体制やマインド醸成においても、ITを難しいと感じてしまう社員もITをビジネススキルとして「あたりまえのように」理解でき、トップダウンではなく、現場主導でITによる業務改善ができるようになることを求めていました。これらの課題に対し、kintoneはクラウドであることから情報の分散化や属人化防止に強いこと、プロセスドリブンなアプローチが可能であること、また、ITの専門知識がなくても簡単にアプリを作成でき、現場主導でITによる業務改善ができることから、ミッションの実現や課題解決につながりやすいと考え、導入に至りました。
■経理の特殊な請求書発行業務の工数92%減を達成
現在は営業やMD、経理をはじめ、ビジネスサプライ事業本部に在籍するおよそ7割にあたる260名ほどの社員がkintoneを活用しており、試作を含め90以上のアプリが業務に使用されています。
活用されている中で、大きな業務効率化を達成したアプリとしては、経理の特殊な請求書発行業務用に作成した「請求書発行アプリ」があります。従来この業務では、ダウンロードした表計算ソフトの情報を他システムへ転記する必要があり、展開に多くの時間がかかっていました。しかし、kintone導入後は、現場からの申請に対して経理部門が承認し、そのデータをkintoneで会計システム用のフォーマットに変換して会計システムに入力するだけで業務を完了できるようになりました。結果、毎月100件を超える特殊な請求書処理業務にかかる工数が92%減と大幅な効率化を実現しました。
■いずれは全社員がアプリを作成できるように。他システムとの連携強化も目指す
「請求書発行アプリ」を始めとした、現場部門でのアプリ作成の成功体験が、プロセスを変えて業務効率化を実現するというマインド醸成にもつながっています。kintoneの導入を担当したビジネスサプライ事業本部 Bサプライシステム本部 開発ユニット システム２Gでは、「全社員をアプリ開発者にする」という目標を掲げ、今後本部内でkintoneのアプリを作成できる人材を増やし、デジタル技術を駆使した業務変革を加速させることを目指しています。現在は、利用者のうち20名以上がアプリを作成できる状況ですが、ハンズオンセミナー等学習環境を整備するほか、約6,000名のグループ社員に向けて成功事例や、TIPSなどの情報を発信・共有をするなど、kintone活用を社内に広めるアンバサダーを増やすための活動を積極的に展開しています。
また、業務変革に向けてのkintoneの活用方法としては、他システムとの連携を強化していきたいと考えています。業務の中心となる基幹システムでカバーできない業務にkintoneを活用することでプロセスを可視化し、そのプロセスを踏まえて基幹システムを含めたシステム全体を設計し直すなど、業務基盤全体の好循環をkintoneで生み出すことを目指していきます。
■コクヨ「kintone」活用事例の詳細
活用事例の詳細については、kintone製品サイトの導入事例ページにてご紹介しています。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/kokuyo.html
■kintoneとは
東証プライム上場企業の47%を含む、38,000社以上が利用しているサイボウズのノーコード・ローコードツール。ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。
製品サイト：https://kintone.cybozu.co.jp
