仕事をする上で避けて通れないのが会議。ところが中には会議とは名ばかりの報告会や、単に慣例で行われている惰性会議、趣旨がぼんやりした謎会議と、とにかく「ムダ会議」が多数存在しています。しかも「ムダ会議」に限って数が多い……。正直参加せずに他の仕事をしていた方が生産的です。
このため、参加すべき会議か否かを取捨選択するのも仕事をする上では重要。「時間のムダ」な会議を簡単に見抜くための私のチェックポイントは、以下の2点です。
・事前に議題が示されているか
・会議後に次やるべきことのまとめが共有されているか
どちらも会議に実際参加しなくても判断できる方法です。
【おたくま経済新聞編集部より：執筆者についての説明】
本稿は、メールマガジンサービス「まぐまぐ」の開発・発案者で「メルマガの父」と呼ばれ、未来検索ブラジル元代表、ニュースサイト「ガジェット通信」の立ち上げ等もおこなった深水英一郎氏からの寄稿記事です。
■ 意義ある会議か見抜くコツ
まずはアジェンダ（協議事項など会議の要点をまとめた資料）が事前に共有され、その中に議題が書いてあること。「事前に」とは議題について十分に考える時間があるぐらい事前であること。これが無い会議は「おや？」と思ってよいです。
次に、定期的に行われている会議の場合には、今後やるべきことのまとめが会議後共有されていること。誰がいつまでに何をやるという点が明確になっていること。これが無い会議は「おやおやおや？」と思ってよいです。そもそも何のために会議をやっているのかわからない。
議事録はクラウドでの録画・録音・自動文字起こしの共有があればいつでも見返せるので、重要なのは次に向かっての目標・課題をコンパクトに共有して「次に進むためのタネ」を共有することです。
上記がおこなわれていない会議は時間のムダと考えてよく、なんとかして出席しない方法を考えたほうが良いです。
■ 「その件は次の定例会議で報告します」と言っている人がいる会議は……
普段の会話やチャットで周りに「次の定例会議で報告します」と言っている人いませんか。この言葉が、報告を先送りする言い訳として使われているようなら、危険信号です。そのターゲットとなっている会議は時間のムダとなっている可能性があります。
ネットのない時代だったらしょうがないですが、今はテキスト・画像・動画で記録を残し、メンバー限定で共有し検索する環境が無料で手に入る時代です。報告は即時におこなうようこころがけた方が良いと思います。
情報共有のためのツールが充実した結果、そもそも報告をわざわざ会議でやる意味がなくなってきています。ネットもツールもない古き善き時代だったら、会議で報告するしか方法がないですからしょうがないと思いますが、今は便利なツールがあふれています。いますぐ報告の先送りをやめるべきです。
それをいまだに会議内でやっている会議があるならその会議への参加は避けたほうが良いです。
■ ムダ会議を外から見分ける方法まとめ
次のような会議は時間のムダ
1. 事前に議題が示されていない
2. 会議後に次やるべきことのまとめ(誰がいつまでに何を)が共有されていない
3. 先送りされた報告のたまり場となっている
他にも、「決定権もった人が欠席しがちな会議は出るだけムダ」とかまだいろいろありそうです。みなさんのムダ会議見分けノウハウはありますか？ありましたら、是非コメントで教えてください！
（執筆：深水英一郎 ／ https://nitsuite.jp/fukamie ）
